Tietosuojaseloste Suomen New Forest -poniyhdistys r.y.:n jäsenrekisteristä
1. Rekisterin pitäjä
Suomen New Forest -poniyhdistys r.y.
Y-tunnus: 2172915-9
www.newforestponi.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Suvi Hagström suvi.hagstrom@newforestponi.fi, p. 040-555 0562
Marianna Huhta Marianna.huhta@newforestoponi.fi, p. 040-7050 871
3. Rekisterin nimi
Suomen New Forest -poniyhdistys r.y.:n jäsenrekisteri
4. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Mihin kaikkiin tarkoituksiin rekisteriin kerättyjä henkilötietoja kerätään?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
- yhdistyksen lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin ylläpitämiseen
- rekisteröidyn antama nimenomainen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen laissa määritellyissä tarkoituksissa. Rekisteröityjen sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voidaan lisäksi käyttää yhdistyksen tiedottamisessa rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.
5. Rekisterin tietosisältö
Keiden ja mitä tietoja rekisteriin kerätään?
Käsittelemme rekisterissämme seuraavia jäsenten henkilötietoja:
- Nimi
- Postiosoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Syntymäaika (juniorijäsenet)
- Jäsenmaksun suorittaminen
- Kasvattajanimi/ponin tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Mistä ja miten tiedot kerätään rekisteriin?
Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään tai yhdistyksen nettisivujen ”jäseneksi liittyminen” -lomakkeella.
7. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Ketkä kaikki pääsevät tarkastelemaan rekisterin tietoja? Jos rekisterin tietoja luovutetaan yhdistyksen ulkopuolelle, niin kirjatkaa myös nämä tahot tähän.
Jäsenrekisteriä pääsevät tarkastelemaan yhdistyksen johtokunnan jäsenet, mutta jäsenrekisterin tietoja käsittelee vain yhdistyksen jäsensihteeri/sihteeri.
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille eikä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Miten tietoja säilytetään ja miten tietoturvallisuudesta huolehditaan?
Jäsenrekisterin tiedot on suojattu normaaleilla tietojenkäsittelyyn liittyvillä toimilla. Aineisto on sähköisessä muodossa. Rekisterin käyttö edellyttää käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys yhdistyksessä jatkuu ja vielä 3 vuotta tämän jälkeen. Tätä vanhemmat tiedot poistetaan jäsenrekisteristä vuosittain.
Rekisteröidyistä ei säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä.
10. Rekisteröidyn oikeudet tarkistaa ja korjata tietoja sekä oikeus tulla unohdetuksi.
Miten rekisteröidyt voivat tarkistaa tai muokata hänestä tallessa olevia tietojaan? Miten rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilötietolain 26 §:n mukaisesti itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista henkilötietolain 30§:n mukaisesti sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.
4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole yhdistyksen jäsen.
5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu